Vedeli ste, že až 53 % emailov je už otvorených na mobilnom telefóne a že najviac emailov je otvorených na iPhonoch?

Email je fenomén doby, šikovný nástroj, dobrý pán, ale zlý sluha a treba ho nejakým spôsobom manažovať. Inak sa stanete jeho otrokom, alebo vás bude prinajmenšom znepokojovať jeho objem. A keďže dnes sa dajú kontrolovať emaily nielen na stolnom počítači, ale takmer všade, je vhodné sa to naučiť.

Možno si pamätáte časy, keď ste nechápavo krútili hlavou, ako môže niekoho email pohltiť. Väčšinu správ však treba brať ako úlohu. Je to o psychologickom pohľade, a preto si povieme niečo o tom, ako emaily vybavovať a ako minimalizovať negatívny dopad z preplnenej schránky. Alebo ešte lepšie – ako mať emailovú schránku prázdnu, ak sa bavíme o priečinku Doručená pošta (teda Inbox).

Emaily nad hlavu

Podľa Radicati Group je dnes na svete viac ako 4,35 miliardy emailových účtov. To je údaj z roku 2015, pokojne si pre aktuálnosť niekoľko miliónov nových pripočítajte. Predpoveď do roku 2019 je totiž 5,59 miliardy. Jeden, dva alebo tri účty spomedzi tohto počtu sú aj tie vaše. Každú hodinu sa pritom posiela viac ako 120 miliárd emailov. Väčšina z toho je spam, čo v našich končinách ešte stále nie je taký problém, ako v iných krajinách. U nás sa dá spam pomerne ľahko rozoznať už len tým, že je v anglickom jazyku. No platí to skôr pre osobné účty ako firemné. Dostať dnes email v anglickom jazyku do firemnej schránky neznamená, že ide o spam. Musíte si urobiť čas na jeho pozretie a rozhodnúť sa, čo ďalej.

Kedy kontrolovať poštu?

Práve tu sa dostávame k otázke, kedy kontrolovať emaily. Mnohé príručky na organizovanie času hovoria o tom, že odporúčaná kontrola je ráno, poobede a večer. Nuž, sami za seba sme radi, že mnohí takéto príručky nečítali a pozerajú si emaily aj častejšie. Netvrdíme, že musíte byť on-line neustále, no v praxi si reálne nevieme predstaviť kontrolu emailov s takýmto časovým plánom. Iste, sú zamestnania, kde to platí, napríklad u lekárov. Súhlasíme však s tým, že email by vás nemal rozptyľovať. Preto je vhodné neprerušovať prácu zakaždým, keď príde nová pošta. Ideálne je vypnúť si notifikácie. Popravde, keby sme mali zapnuté notifikácie na mobile na všetko, čo ich umožňuje zobrazovať, nič iné by sme nerobili, len ich odstraňovali z displeja. Je teda na vás, ako si aplikácie nastavíte, platí to aj pre nástroje v počítačovom operačnom systéme. Predstavte si prijímanie pošty v programe Microsoft Outlook.

Tento poštový klient má na výber z niekoľkých druhov upozornenia na nové správy. Môžete si ich zapnúť všetky. To bude znamenať, že sa prehrá zvukové upozornenie, rýchlo sa zmení kurzor myši, zobrazí sa ikona obálky na paneli úloh a zobrazí sa upozornenie na pracovanej ploche. Tieto voľby sa dajú kombinovať, no mať ich aktívne všetky naraz znamená vaše rozptýlenie od práve vykonávanej činnosti. [tit_citation color=“#311fab“ padding=“20px“ float=“left“ font-size=“1.2em“]Iné pravidlá kontroly pošty bude mať servisná podpora a iné napríklad spisovateľ[/tit_citation] Kontrola pošty cez deň je teda špecifická v závislosti od vašej pracovnej náplne a odpovedať na email skôr, vám vo výsledku ušetrí čas alebo získate nejaký produkt v skoršom čase. Príkladom môže byť otázka zo strany e-shopu. Stalo sa nám, že nemali nami objednaný tovar a chceli vedieť, či môžu dať inú alternatívu. Vďaka našej rýchlej reakcii sme získali tovar na druhý deň, keďže sme stihli ešte expedičný čas na daný deň. Iste, nič by sa nestalo, keby sme na email odpovedali neskôr, je to vždy na zvážení.

A kedy ju nekontrolovať?

Rozhodne nie v noci. Je úplne jedno z akého dôvodu nemôžete spať alebo ste sa zobudili uprostred noci. Pozrite si radšej film, seriál, niečo si prečítajte, alebo sa len všemožne snažte zaspať. Neznamená to, že ráno by daný email nebol v schránke alebo by bol jeho obsah iný. Ide o to, ako sa na daný email budete pozerať čerství a spravidla dobre naladení začať deň. Vyskúšajte to a zistíte, že obsah správ je vlastne normálny a nie taký vyhrotený, ako sa môže na prvý pohľad zdať.

Inbox praská vo švíkoch

Skôr či neskôr sa dostanete do situácie, keď sa priečinok doručenej pošty začne beznádejne plniť. Mať na konci dňa čistý priečinok je výborná rada, o ktorej sa pekne číta a páčila by sa aj vám. Realita je však taká, že presúvať bezhlavo všetku poštu niekam inam, nemusí byť efektívne riešenie. Priečinok s poštou je zároveň zoznamom úloh, hoci si to nemusíme na prvý pohľad uvedomovať. Ak príde email s niečím, čo dnes nevybavíte ale dostanete sa k tomu večer alebo zajtra, pokojne si ho v doručenej pošte nechajte. Iný prípad sú správy s dlhodobým charakterom alebo správy, s ktorými neviete pohnúť, prípadne „vhodné námety“. Takých budete mať v schránke plno. Aké to najčastejšie sú? Napríklad informácia o akcii v nejakom obchode. Majú lacné botasky. Nemáte ale tento týždeň čas, takže si email ponecháte, tí ostrieľanejší z nás si vytvoria do kalendára úlohu „Ísť pozrieť lacné botasky“. Vzdajte to hneď a zvážte, či vám ich treba a či ich naozaj pôjdete pozrieť. Vymazať. Podobných rozptylov sa denne a týždenne nahromadí viac. [tit_citation color=“#5e0a0a“ padding=“20px“ float=“left“ font-size=“1.2em“]Občas je vhodné staré emaily vymazať. Ak sa vám niekto dostane do schránky, nemusíte mu ponechať v rukách vašu životnú biografiu[/tit_citation] Vo firemnej kultúre sa hovorí o delegovaní správ na niekoho iného. Zbavíte sa tým záťaže a zároveň posuniete email na niekoho, kto ho vybaví na rozdiel od vás efektívnejšie. Aplikácia Inbox od Gmailu umožňuje odloženie emailu na určitú dobu. Zo schránky doručenej pošty na nejaký čas zmizne a objaví sa napríklad až o dva dni alebo inú vami definovanú dobu. To je čas, keď sa mu už budete môcť venovať. Toto riešenie zatiaľ neposkytuje žiadny desktopový klient a výrazne by nám táto funkcia pomohla.

Poznáte emailové protokoly?

Email sa za posledné roky výrazne nezmenil. Na jeho prenos sa používajú niekoľko rokov staré, no funkčné protokoly. Zmenil sa prístup aplikácií k správe pošty. Ide o rozhranie a špecializované služby navyše. Princíp zostáva rovnaký, avšak výber protokolu ovplyvní, ako sa k vám pošta dostane. Protokol POP3 (Post Office Protocol) slúži na doručovanie pošty a jej stiahnutie priamo do zariadenia. Môže to byť mobil alebo počítač. Protokol je sám o sebe nezabezpečený, preto sa ako nadstavba používa šifrovanie cez SSL (Secure Socket Layer) alebo modernejší TSL (Transport Layer Security). Možno ste si už všimli, že niektoré poštové servery odmietnu vytvoriť spojenie, ak v klientovi nezvolíte prenos cez tieto šifrovacie vrstvy. Ide o vynútené šifrovanie, niektorí poskytovatelia ho majú voliteľné. Gmail.com alebo Outlook.com fungujú výhradne cez šifrovaný kanál. S najväčšou pravdepodobnosťou máte takúto politiku uplatnenú aj vo firemných emailoch. Ak ste teda skúšali nastaviť firemný email aj inde, ako na počítači a spojenie sa nepodarilo, toto môže byť jednou z príčin. Ďalší protokol je IMAP4 (Internet Message Access Protocol), ktorý je určený na prístup k pošte pri trvalom spojení a obojsmernú synchronizáciu. Vo webovom rozhraní si môžete vytvoriť adresáre a tie sa premietnu aj v aplikácii pre Windows alebo v klientovi pre smartfón. Podporuje vyhľadávanie na strane servera a priebežné sťahovanie správ tak, ako sa objavujú vo všetkých priečinkoch, nielen v doručenej pošte. SMTP je protokol na odosielanie správ. Bez neho by ste nemohli posielať poštu. Účet na prijímanie pošty a jej odosielanie je spravidla rovnaký. No existujú aj menšie výnimky, a to napríklad rozdielne heslo pre príjem pošty, teda prihlásenie do vašej schránky a heslo pre odosielanie pošty. Exchange a alternatívy sú špecializované riešenia, ktoré synchronizujú nielen poštu a priečinky vo vašom emailovom konte. Prenáša sa aj obsah kalendára, zoznamu úloh a kontaktov, obojsmerne. Toto je veľká výhoda pre firemné riešenia, ktoré majú vlastný server a poštu na svojej doméne. Taký „exchange“ však pravdepodobne používate aj vy. Stačí zadať udalosť do kalendára na Google Kalendári a máte ju nielen vo webovom rozhraní, ale aj v smartfóne a naopak.

Aplikácie pre počítač

Pre klasické prostredie operačného systému existuje niekoľko aplikácií na správu pošty. Lídrom vo firemnom prostredí je Microsoft Outlook. Ten umožňuje správu pošty cez rôzne protokoly a dá sa napojiť aj na webové služby. Prijímať nemusíte len firemnú poštu, ale aj súkromnú, napríklad z lokality Outlook.com alebo Gmail.com či iných. Potrebujete len vedieť adresy serverov vášho emailového poskytovateľa. Vybrali sme pre vás tri aplikácie, ktoré odporúčame neprehliadnuť. K výberu si môžete zaradiť aj Thunderbird, ktorý je aj napriek problémom v minulosti vyvíjaný ďalej nezávislou komunitou. Takisto ide o prepracovaného klienta. Upozorňujeme aj na poštového klienta Opera Mail, no nie práve v pozitívnom svetle. Jeho vývoj sa totiž zastavil a klient nespolupracuje s Gmailom tak, ako by sme si predstavovali. Ak toto riešenie chcete aj napriek tomu vyskúšať, nájdete ho na stránkach www.opera.com.

Microsoft Outlook

Tento program ťaží najmä zo svojho rozšírenia. No aj z toho, ako spravuje poštu a aké má celkové možnosti. Inak by nebol taký rozšírený. Okrem bežných emailov sa dajú posielať návrhy schôdzok, pridávať úlohy, poznámky a spravovať adresáre osôb. Všetko vo výbave pre domáceho aj firemného používateľa. Nemá zmysel rozoberať jednotlivé funkcie, Outlook je štandardom v oblasti elektronickej pošty, je tu teda všetko. Od podpory elektronického podpisu, podpory Exchange, POP3, IMAP a webových služieb ako nástrojov na tímovú prácu a celkovú previazanosť s aplikáciami kancelárskeho balíka. Z nášho pohľadu je Outlook zaujímavý najmä rozhraním. Niežeby iné programy nemali pekné alebo nadmieru prispôsobiteľné rozhranie, no tu sa nám po rokoch skúseností javí ako najprehľadnejšie. Outlook má aj podporu iných programov, ako napríklad Evernote alebo Adobe Acrobat atď. Antivírusové spoločnosti Outlook priamo podporujú a svoje antispamové filtre integrujú až na úrovni tlačidiel na páse kariet. Treba ale podotknúť, že ide o platený program. Link: www.microsoft.com Cena: 135 EUR alebo ako súčasť balíka Office 365 Personal za 69 EUR ročne

The Bat!

Rovnako aj toto je platená aplikácia. Je to rokmi preverený emailový klient vhodný na doma aj do kancelárie. Má toľko funkcií, že je treba trochu času si na všetky zvyknúť a naučiť sa ich používať. Stojí to však za to. Spomeňme najpodstatnejšie funkcie. Automatický triediaci systém správ, šablóny správ podľa toho, či odpovedáte alebo preposielate email, použitie meta značiek na vkladanie automatických textov do novej správy, podpora PGP 10, parkovanie správ ako ochrana proti presunutiu alebo vymazaniu, integrácia s antivírusovými aplikáciami, podpora HTML správ, podpora CardDAV na integráciu s Google a iCloud, synchronizácia emailov medzi dvomi The Bat! klientmi, podpora Microsfot Exchange, import správ a mnoho ďalších funkcií. Rozhranie je skutočne prepracované a nikde inde takéto nenájdete. Ako bonus verzie Professional máte k dispozícii prenosnú verziu programu. Môžete tak mať vašu poštu na šifrovanom USB kľúči a mať svojho emailového klienta s nastaveniami všade tam, kde potrebujete. Link: www.thebat.sk Cena: 47,99 EUR

eM Client

Tento emailový klient patrí rovnako medzi špičku vo svojej oblasti. Vybrali sme ho aj preto, lebo ako jedna z mála aplikácií pracuje bezchybne s gmailovým účtom. Nielen s emailmi, ale aj kontaktmi, kalendárom a tiež hangouts chatom. Stačí len zadať gmailovú adresu, heslo a program všetko nastaví sám. Jediné, čo zatiaľ nerobí, je farebné rozlišovanie udalostí podľa toho, ako ste ich zafarbili v Google Kalendári. Program podporuje správu viacerých kont, no ak vystačíte s jedným, môžete ho používať úplne zadarmo. Rozhranie sa dá plne prispôsobiť do niekoľkých štýlov, je tu podpora Microsoft Exchange, rovnako aj poštových schránok bežiacich na Kerio Exchange. [tit_citation color=“#115719″ padding=“20px“ float=“left“ font-size=“1.2em“]Keďže protokoly sú stále tie isté už niekoľko rokov, o výbere programu na správu pošty bude rozhodovať vzhľad a spôsob práce s ňou[/tit_citation] Program je v slovenskej lokalizácii a jeho prostredie prešlo vo verzii 7 výrazným zjednodušením. Všetky hlavné funkcie máte na hlavnom paneli, k ostatným sa dá dostať cez menu. Veľmi prehľadne sú spracované okná novej aj doručenej pošty. Špecialitou je multifunkčný panel, ktorý môže zobrazovať prihlásených používateľov v messagingovej službe, tiež aj súvisiace správy od odosielateľa, ktorého správa je práve označená v pošte, tiež aj zoznam príloh. Odporúčame vyskúšať. Link: www.emclient.com Cena: zadarmo / 29,99 EUR za verziu Pro

Aplikácie pre smartfóny

Aplikácií na kontrolu pošty je obrovské množstvo. Ak kontrolujete schránku raz za deň, pokojne vystačíte aj s internetovým prehliadačom. Ak si ale nainštalujete a nakonfigurujete konto aj do smartfónu, získate silný nástroj na manažment pošty, nech ste kdekoľvek.

Nine

Emailový klient, ktorý je graficky veľmi dobre zvládnutý a zároveň je zadarmo. Teda za predpokladu, že ho budete využívať s jedným poštovým účtom. Podporuje všetky protokoly vrátane Exchange, má HTML editor správ, synchronizuje emaily metódou push, teda ihneď ako prídu na emailový server. V rámci nastavených účtov synchronizuje aj kalendáre a kontakty. Oceníte podporu widgetov ako aj Android Wear alebo zoskupovanie správ do režimu konverzácie. Čítanie správ sa vyznačuje zjednodušeným zobrazením (dá sa vypnúť). Vtedy sa emailová správa zobrazí bez informácií z pätky správy. Jednoduchšie si prečítate hlavnú časť emailu, než pri zobrazovaní všetkých správ. To platí aj o obsahu v odpovedaných a preposielaných konverzáciách. Dostupný pre: Android

SolMail

Aplikácia, ktorá natívne podporuje účty ako Google, Yahoo, Outlook.com a ďalšie ako aj klasickú počtu cez POP3 / IMAP4 protokol. Takisto aj tu môžete združovať správy do konverzácií, používať posúvanie správ doľava alebo doprava na ich presunutie alebo napríklad vymazanie. Po vzore iných aplikácií umožňuje správy archivovať do špeciálneho priečinka. Toto umožňuje aj Outlook 365. Ak používate tohto klienta na počítači, no v telefóne ho používať nechcete, funkcionalita archivovanie vám zostáva. Odlišnosťou oproti iným riešeniam je dynamický panel nástrojov. Jeho funkcie sa prispôsobujú podľa toho, ktoré používate najčastejšie. Ak je teda presunutie správ dostupné len v menu, po použití tejto funkcie sa presunie na hlavný panel. Aplikácia je vhodná aj pre smartfóny s menším displejom. Dostupný pre: Android

Microsoft Outlook

Už z názvu je jasné, že aplikácia bude podporovať nielen Outlook.com ale aj Exchange riešenia. Fungujú tu gestá posúvania v zozname správ, jednou z funkcií je spomínané archivovanie správ. Aplikáciu môžete ale využívať aj s Gmailom, iCloudom alebo iným typom účtu. Používatelia pravdepodobne najviac ocenia integráciu s kalendárom. Ten je integrovaný priamo v aplikácii a zobrazí kalendáre zo všetkých pripojených účtov, ak ich obsahujú. Tiež je tu integrácia so službami OneDrive alebo Dropbox. Dostupný pre: Android, iOS, Windows 10 Mobile

Webové rozhranie

Prístup ku vašej pošte môžete mať nielen cez desktopovú alebo mobilnú aplikáciu, tiež aj cez internetový prehliadač. Netýka sa to len služieb ako Gmail alebo Outlook, ale asi aj vašej firemnej pošty. Zaujímajte sa u vášho poskytovateľa pošty, či poskytuje prístup aj cez web a akú adresu má jeho poštový server. Spravidla ich býva na výber niekoľko, a to najmä u webhostingových služieb. O tom, že si môžete objednať vlastný webhosting s doménou viete. No pokojne si môžete objednať len emailovú schránku. Budete musieť zakúpiť doménu tak ako pri webhostingu, no nemusíte nutne robiť internetovú stránku. Napríklad je možné vytvoriť adresu michal@reiter.sk s tým, že po zadaní www.reiter.sk sa nič nezobrazí. Ročne vás takéto niečo vyjde v priemere do 15 eur.

Verdikt

Pri práci na počítači sa nám po rokoch praxe stále javí najefektívnejší skutočný poštový klient. Teda program, ktorý beží v operačnom systéme a poskytuje integráciu s ostatnými aplikáciami. Najmä jednoduché potiahnutie a pustenie príloh myšou do okna poštovej správy. Webové rozhranie je dnes inde ako kedysi a je to výborná náhrada, ak potrebujete pozrieť emaily a nie ste práve na svojom počítači. Mať dobrého klienta v smartfóne sa tiež oplatí. Smartfóny s Windows 10 Mobile majú natívnu integráciu aplikácie Microsoft Outlook. Tu sa oplatí použiť vstavanú aplikáciu. Na ostatných platformách je vhodné nájsť riešenie v obchode s aplikáciami. Tento článok vyšiel aj v tlačenom júlovo-augustovom vydaní TOUCHIT č. 6/2016, preto sa niektoré skutočnosti uvedené v článku, môžu odlišovať oproti aktuálnemu dátumu publikovania.