Digitalizácia dokumentov v sebe skrýva užitočné nástroje nielen pre firmu ale aj pre bežného používateľa.

Tento pojem môže pôsobiť odstrašujúco až korporátne, dalo by sa povedať. Čo si pod pojmom digitalizácia predstaviť? Zväčša skenovanie papierových dokumentov do digitálnej podoby. Napríklad do obrazového alebo súborového formátu.

Ako skenovať?

Bežné papierové dokumenty zdigitalizujete tým, že ich vložíte do skenera a v počítači budete mať dokument v elektronickej forme. Ak by ste však použili obyčajný skener a k tomu softvér, získate maximálne JPEG obrázok. Ten síce môže poslúžiť na archiváciu, no veľa s ním ďalej nespravíte. Digitalizácia znamená, že s dokumentmi sa bude dať ďalej pracovať a to lepšie ako v papierovej forme. Potrebujete na to technické riešenie, ktoré dnes predstavujú multifunkčné zariadenia. Nie je to len o skeneri ale najmä o softvéri, ktorí následne dokáže s dokumentom pracovať.

Inteligentné riešenia ponúkajú napríklad automatickú analýzu dokumentu podľa obsahu a tak po naskenovaní niekoľkých desiatok dokumentov môžu byť automaticky triedené. Bežná korešpondencia do jedného adresára na sieťovom úložisku, faktúry do ďalšieho adresára. Ak skenujete 5 dokumentov mesačne, pravdepodobne úkon triedenia zvládnete sami. Ak by ste mali takýchto dokumentov v prichádzajúcej papierovej pošte 20 na každý deň, na konci týždňa môžete dokumenty naskenovať behom niekoľkých sekúnd. Efektivita výrazne narastá. A ak by sa dokumenty zároveň dali automaticky posielať svojim príjemcom, ušetrilo by to výrazne viac práce. Nehovoriac o eliminácii omylov, ktoré môžu nastať a poslali by ste dokumenty inej osobe.

Rozpoznávanie znakov

Špecialitou digitalizácie je rozpoznávanie znakov. To znamená, že faktúry alebo iné doklady si neskenujete len preto, aby ste z nich mali JPEG obrázky. Potrebujete v prvom rade PDF dokumenty, v ktorých sa bude dať vyhľadávať. Získate tak do počítača alebo informačného systému všetky dokumenty, v ktorých budete môcť vyhľadávať podľa kľúčových slov. Softvérové rozšírenia umožnia nielen rozpoznať texty ale aj typy dokumentov. Napríklad podľa čiarových kódov alebo identifikovať formulárové polia.

Možnosti digitalizácie

Konica Minolta používa vo svojich multifunkčných zariadeniach špecializované funkcie, ktoré využijú obe strany – zamestnanci aj zamestnávatelia. Ide najmä  o kontrolu činností. Znamená to, že každý zamestnanec má pridelené oprávnenia na používanie funkcií zariadenia. Podľa firemnej politiky môže byť zariadenie nastavené tak, aby sa nedalo bez prihlásenia používateľa PIN kódom alebo autorizačnou kartou použiť. Prípadne sa bude dať bez prihlásenia použiť napríklad len na skenovanie, tlač nebude možná. Rovnaké možnosti privilégií patria aj pre funkciu kopírky.

Zväčša sa tento systém používa na to, aby bola zaistená nielen kontrola využívania zariadenia zamestnancami vybraných oddelení ale aj ochrana dokumentov. Napríklad pri digitalizácii bude presne vidieť, kto ich skenoval a kam posielal. Špecialitou je zaistenie, aby sa naskenované dokumenty nedali poslať napríklad na iné než preddefinované adresy. Multifunkčné zariadenie Konica Minolta poslúži aj na automatickú evidenciu dochádzkového systému. Ráno prídete do práce a svojou kartou sa prihlásite na ktoromkoľvek zariadení s čítačkou kariet. To je len jeden príklad z mnohých, ako sa dá využiť špecializované zariadenie na digitalizáciu.

Uchovávanie dokumentov

Zariadenia majú svoje pevné disky, ktoré umožňujú digitalizované materiály uchovávať priamo na nich. Takisto slúžia na to, aby sa tlačové úlohy zaradili na tlač až po prihlásení zamestnanca na danom zariadení. Na to už slúžia tlačové servery, ktoré pošlú dokument na konkrétne zariadenie. Výhoda? Nezabudnete, že ste si dali vytlačiť faktúru a mohli by ju medzičasom vidieť ostatní. Firemné prostredia majú svoj informačný systém, kde sa skladajú a prezerajú dokumenty. Výhoda je jasná. Dá sa skontrolovať, kto dokumenty prezeral a naproti tomu prideliť prístupy na prezeranie vybraných dokumentov. To sa v papierovom archíve nedá a každý kto má prístup do archívu si môže dokument pozerať alebo napríklad odfotiť.